Od papira i haosa do potpune kontrole

Problem pre aplikacije

Pre uvođenja aplikacije, ceo proces obrade porudžbine bio je spor, ručan i zavisio je od papira.

Porudžbine su stizale preko WooCommerce-a, nakon čega je zaposleni štampao svaku porudžbinu i ručno unosio podatke u BEX aplikaciju. Zatim je papir predavao magacioneru, koji je na osnovu njega pronalazio i pakovao robu.

Kada bi BEX preuzeo pošiljku, njen status se dalje pratio odvojeno u BEX aplikaciji. U slučaju reklamacije, zaposleni su morali da pretražuju stare papire kako bi pronašli podatke o porudžbini i utvrdili šta je poslato kupcu.

Takav sistem je stvarao niz problema. Magacioneri su povremeno greškom pakovali pogrešan model, boju ili količinu stolica. Evidencija lagera nije bila pouzdana, obrada porudžbina je trajala predugo, a uprava nije imala jasan pregled gde se koja porudžbina nalazi i ko je za nju odgovoran.

Informacije su bile razbacane između WooCommerce-a, BEX aplikacije i papirne dokumentacije.

Mnogo rada - malo kontrole

Automatizovana obrada porudžbine

Danas svaka porudžbina iz WooCommerce-a automatski stiže u Silla aplikaciju.

Zaposleni jednim klikom šalje podatke o porudžbini u BEX, dok se istovremeno nalog za pakovanje pojavljuje magacioneru na njegovom ekranu. Bez prepisivanja, bez štampanja, bez papira koji putuje kroz firmu.

Magacioner vidi tačan model, boju i količinu stolica koje treba da pripremi. Da bi završio pakovanje, mora da skenira bar-kod proizvoda koji je kupac poručio.

Ukoliko pokuša da spakuje pogrešnu stolicu, sistem ne prihvata skeniranje i nalog ne može da bude završen. Aplikacija tako sprečava grešku pre nego što pošiljka napusti magacin.

Za svaku porudžbinu ostaje zabeleženo ko ju je spakovao i u koje vreme. Sistem istovremeno prikazuje tačno stanje lagera i količinu robe rezervisanu za postojeće porudžbine.

Praćenje pošiljke i komunikacija sa kupcem

Silla aplikacija je putem API-ja direktno povezana sa BEX sistemom, što omogućava automatsko praćenje svake pošiljke od trenutka preuzimanja do konačne isporuke.

Kada BEX preuzme pošiljku, aplikacija automatski šalje kupcu obaveštenje da je paket preuzet, zajedno sa brojem pošiljke za praćenje. Svaka promena statusa beleži se u sistemu, pa zaposleni u svakom trenutku vide gde se pošiljka nalazi.

Ako pripremljena pošiljka čeka na BEX duže od četiri dana, odgovorni zaposleni automatski dobija upozorenje da proveri zbog čega porudžbina stoji.

Ako je BEX preuzeo pošiljku, a ona nije isporučena ni posle četiri dana, sistem automatski šalje mejl BEX-u sa zahtevom da se slučaj proveri i pošiljka isporuči.

Nakon uspešne isporuke, kupac automatski dobija fiskalni račun na imejl i poziv da oceni iskustvo i ostavi recenziju.

Veleprodaja u istom sistemu

Aplikacija obuhvata i kompletan proces veleprodaje: porudžbine se unose i prate kroz isti sistem, pa su podaci o kupcu, artiklima, količinama i statusima na jednom mestu. Nema dodatnih tabela, papira ni poruka koje kruže firmom.

Nakon potvrde veleprodajne porudžbine, aplikacija kreira nalog za magacin. Magacioneri na svom ekranu vide tačno koje proizvode i količine treba da pripreme i spakuju.

Svi veleprodajni podaci ulaze u izveštaje, pa uprava vidi koliko je robe prodato kroz veleprodaju, šta je isporučeno, šta je u pripremi i kakav rezultat ostvaruje taj kanal.

Reklamacije, povrati i outlet

Kupac reklamaciju prijavljuje putem forme direktno povezane sa Silla aplikacijom.

Aplikacija odmah povezuje reklamaciju sa prethodnom porudžbinom i pripadajućim BEX brojem pošiljke, pa zaposleni vidi šta je kupac poručio i kada je roba poslata.

Uz prijavu kupac dostavlja opis problema i fotografije, pa je jasno šta nedostaje ili koji deo treba zameniti.

Zaposleni u aplikaciji bira tačan deo koji treba poslati, na primer nogice, sedište ili naslon. Sistem zatim automatski kreira nalog za magacin.

Magacioner dobija precizan nalog i mora da spakuje upravo odobreni deo. Pošto aplikacija već ima adresu kupca, automatski kreira i novu BEX pošiljku bez ponovnog ručnog unosa.

Ukoliko kupac želi da vrati proizvod, zaposleni jednim klikom zakazuje kurira, a aplikacija prati povratnu pošiljku sve dok roba ne stigne u magacin.

Po prijemu vraćenog proizvoda, zaposleni ga skenira i bira njegov dalji status. Ako je proizvod funkcionalan, ali ima manje estetske nedostatke ili tragove transporta, označava se kao outlet proizvod.

Na osnovu tog izbora aplikacija automatski kreira outlet proizvod na sajtu, po prilagođenoj ceni, i roba se vraća u prodaju.

Aplikacija čuva kompletnu istoriju reklamacija i izveštaje o njihovom broju, najčešćim problemima, modelima i delovima koji se najviše reklamiraju, brzini obrade i broju proizvoda prebačenih u outlet prodaju.

Nabavka i dobavljači

Aplikacija prati robu od trenutka kada se porudžbina pošalje dobavljaču, sve do njenog dolaska u Silla magacin.

Za svaku nabavku u sistemu se vide dobavljač, naručeni artikli, količine, rokovi, nabavne cene i status porudžbine, pa se u svakom trenutku zna šta je u dolasku i kada se očekuje prijem.

Kada roba stigne, aplikacija automatski kreira nalog magacinu za prijem. Magacioner na svom ekranu vidi šta treba da zaprimi, proverava i skenira pristigle artikle, nakon čega se stanje lagera odmah ažurira. Stanje se uvećava tek po potvrđenom prijemu, pa lager uvek odgovara onome što je stvarno stiglo.

Sistem čuva kompletnu istoriju nabavke i omogućava pregled prometa po svakom dobavljaču, ukupne vrednosti nabavljene robe i nabavnih cena po artiklu. Na taj način firma može preciznije da prati saradnju sa dobavljačima, kontroliše maržu i planira naredne nabavke.

Izveštaji, kontrola i pregled poslovanja

Silla aplikacija vlasniku i menadžmentu omogućava da u svakom trenutku vide kompletno stanje poslovanja, bez čekanja na ručne izveštaje i proveravanja više različitih sistema.

U aplikaciji se vide broj porudžbina za izabrani period, količina prodate robe, prihod i razlika u ceni. Sistem prikazuje koliko je porudžbina uspešno isporučeno, koliko ih je vraćeno i koliko se trenutno nalazi u obradi ili transportu.

Rad magacina prati se detaljno: koliko je naloga obrađeno tokom dana, u koje vreme je svaki nalog završen, ko ga je spakovao i koliko je trajala obrada.

Za svakog zaposlenog ostaje zabeleženo šta je uradio i kada. Uprava zato ima jasan pregled učinka, brzine rada i eventualnih zastoja.

Aplikacija u realnom vremenu prikazuje tačno stanje lagera i rezervisane količine, što smanjuje rizik od prodaje robe koje nema na stanju i olakšava planiranje nabavke.

Sistem automatski upozorava kada pošiljke kasne, nisu preuzete ili nisu isporučene u predviđenom roku.

Najveća vrednost je potpuna preglednost: vlasnik više ne mora da pita zaposlene šta se dešava, da sabira podatke iz tabela ili proverava više aplikacija.

Konkretni rezultati

Nakon uvođenja Silla aplikacije, obrada jedne porudžbine ubrzana je približno 20 puta. Ručno prepisivanje podataka potpuno je izbačeno, a svi koraci obavljaju se kroz jednu aplikaciju, automatski ili jednim klikom.

Greške u pakovanju praktično su eliminisane, jer magacioner ne može da završi nalog bez skeniranja tačnog proizvoda. Stanje lagera i rezervisane količine sada su potpuno precizni.

Automatizacija je zamenila količinu ručnog rada koja bi zahtevala najmanje dva dodatna zaposlena. Isti tim sada može da obradi približno tri puta više porudžbina, bez pada kvaliteta i gubitka kontrole.

Za vlasnika je najveća promena potpuna preglednost poslovanja: umesto da se informacije traže po papirima, aplikacijama i zaposlenima, cela firma je dostupna na jednom mestu, pregledom na jedan klik. U svakom trenutku se zna gde je svaka porudžbina, ko ju je obradio, šta se dešava u magacinu, koliko robe ima na stanju i gde postoji zastoj.

Silla aplikacija nije samo digitalizovala postojeći proces. Ona je uklonila ručni rad, povezala sve prodajne kanale i dala upravi potpunu kontrolu nad poslovanjem u realnom vremenu.