ERP ili aplikacija po meri – šta je bolje za malo i srednje preduzeće?

Verovatno upravo to kucaš u Google: ERP ili aplikacija po meri. Ne treba ti još jedan uvod u temu, niti definicija ERP-a. Treba ti neko ko je video oba puta iznutra i može da ti kaže gde je stvarna razlika, a ne šta piše na sajtu ponuđača.

S timom AI za Biznis (aizabiznis.rs) pravim poslovne aplikacije po meri za mala i srednja preduzeća u Srbiji. Na gotovo svakom prvom razgovoru ovo pitanje se pojavi u prvih deset minuta. Iskren odgovor? Ne postoji rešenje koje je najbolje za sve. Postoji tvoja firma, način na koji radi i nekoliko pitanja koja treba da postaviš pre nego što bilo šta potpišeš.

Zamisli firmu koja bira između dva puta

Zamisli firmu koja uvozi i distribuira alat i opremu za zanatske radnje i manje proizvodne pogone širom Srbije. Vodi je čovek kog ćemo zvati Marko. Ima petnaestak zaposlenih, magacin u iznajmljenom prostoru i desetak komercijalista koji svakog dana obilaze majstore, servise i manje firme, pa na terenu primaju porudžbine.

Marko je odavno prerastao Excel tabele i Viber grupe. O znacima da si stigao do te tačke pisali smo posebno. Ako nisi siguran da li si uopšte dotle stigao, pogledaj taj tekst pre nego što nastaviš. Sada razmišlja šta dalje: da uzme gotov ERP sistem ili da naruči nešto skrojeno prema načinu na koji njegova firma zaista radi.

Ostaćemo uz Marka kroz ceo tekst. Njegovu dilemu, u ovoj ili onoj varijanti, redovno čujem od vlasnika koji sednu s nama da razgovaraju.

Kako radi tvoj proces, a kako softver očekuje da radiš

Svaki gotov ERP sistem u sebi nosi način razmišljanja ljudi koji su ga napravili. Ima svoje module, tabele i redosled koraka: prvo unosiš ponudu, zatim nalog, fakturu i magacinsku transakciju. Uvek tim redom i pod tim nazivima. Za većinu firmi to je sasvim u redu, jer zaista rade na sličan način.

Markova firma ne radi tako. Njegovi komercijalisti na licu mesta odobravaju popust, u zavisnosti od toga koliko dugo kupac sarađuje s firmom i koliko plaća unapred. Nekoliko većih kupaca radi na konsignaciji: robu drže kod sebe, a plaćaju je tek kada je prodaju dalje.

Nijedan gotov ERP koji je Marko pogledao ne podržava takav rad odmah, bez prilagođavanja. Rešenje uvek postoji, ali podrazumeva doplatu, konsultanta koji će sve podesiti i čekanje da izmena stigne na red.

Kod aplikacije po meri polazna tačka je drugačija. Prvo pitanje nije „koji modul ti treba“, već „kako stvarno radiš, korak po korak“. Aplikacija se zatim gradi oko tog procesa, uključujući konsignaciju i popuste na terenu. Ne moraš da menjaš način rada samo zato što ga softver ne razume.

Ako ti je proces zaista neuobičajen, ovo je verovatno jedina razlika koja gotovo uvek ide u korist rešenja po meri. Ako nije, ova prednost ti verovatno ne znači mnogo. Na to ćemo se vratiti.

Šta zapravo plaćaš

Ovde vredi biti oprezan. Cene ERP licenci i konsultantskih sati toliko se razlikuju od ponuđača do ponuđača da bi svaka konkretna cifra bila izmišljena, pa je neću ni navoditi. Mogu, međutim, da ti objasnim kako izgleda struktura troška.

Gotov ERP obično znači pretplatu ili licencu po korisniku, poseban ugovor za uvođenje i dodatne sate rada kad god tražiš nešto van standardne ponude. Vlasnici firmi često ne predvide baš taj poslednji deo. Standardni izveštaj je uključen, a tvoj poseban izveštaj o konsignaciji nije. Taj razgovor obično dolazi posle potpisa, ne pre njega.

Kod aplikacije po meri ide drugačije. Pre nego što bilo šta počne da se pravi, dobijaš predlog rešenja sa jasnim rokom i cenom. Tako unapred znaš šta se pravi i koliko će koštati pre nego što rad uopšte počne. Trošak je uglavnom vezan za razvoj, a kasnije za održavanje i nadogradnje, ne za broj korisnika prijavljenih u sistem.

Da budem iskren do kraja: rešenje po meri nije automatski jeftinije. Ako ti trebaju samo standardna fakturacija i knjiženje, gotov sistem koji plaćaš po korisniku skoro sigurno će te izaći jeftinije od razvoja od nule. Aplikacija po meri ima računicu kada je razlika u procesu dovoljno velika da doplate za sve što je „van standarda“ u ERP-u počnu da se gomilaju iz meseca u mesec.

Koliko treba da sistem zaista proradi

Poštenije je da ovde govorim o onome što viđam nego da iznosim brojke, jer svako uvođenje zavisi i od toga koliko je firma spremna da promeni navike. Jedno se ipak ponavlja kod ERP-a: što je tvoj proces udaljeniji od onoga za šta je sistem prvobitno napravljen, uvođenje ide sporije. Ne prilagođava se samo softver. Prilagođavaju se i ljudi, a to obično traje duže nego što piše u ponudi.

Kod nas prva funkcionalna verzija aplikacije stiže za 15 do 30 dana od početka rada. Dorađujemo je od prvog dana, prema stvarnim potrebama firme. To ne znači da je posle 20 dana sve završeno i zaključano. Znači da Marko već radi u nečemu što prati njegov proces, umesto da mesecima čeka da vidi prvi ekran.

Ako firma ima jasan, ustaljen proces i samo treba da ga prebaci s papira i iz tabela u aplikaciju, ta razlika se oseti već u prvom mesecu.

Ko održava sistem kad prođe prva euforija

Prva dva meseca posle uvođenja bilo kog sistema liče jedan na drugi: svi su usredsređeni, svi uče, svi guraju. Pravo pitanje je šta se dešava u petom mesecu, kada iskrsne nešto što niko nije predvideo.

Kod ERP sistema održavanje obično ide preko lokalnog partnera ili konsultantske firme koja ga je uvela. Prednost je u tome što taj partner poznaje sistem iz mnogo različitih firmi i verovatno je već video sličan problem. Mana? Svaka izmena ulazi u njihov raspored, cenovnik i listu prioriteta, a njihovi prioriteti nisu uvek isti kao tvoji.

Kod aplikacije po meri održavanje zavisi od tima ili firme koja ju je napravila. To je istovremeno i prednost i rizik. Pošteno je reći to naglas. Ako ta firma prestane da postoji ili troškovi saradnje prerastu tvoj budžet, ostaje ti sistem koji dobro poznaje samo njen tim.

Zato, pre nego što uđeš u razvoj aplikacije po meri, pitaj kod koga ostaje izvorni kod, da li imaš pristup dokumentaciji i šta se dešava ako saradnja jednog dana prestane. Firma koja ne želi jasno da odgovori na ta pitanja nije dobar izbor za tebe, ma koliko ti se dopao njen predlog.

Šta se dešava kad firma poraste

Marko danas ima petnaest zaposlenih. Zamisli da za tri godine ima pedeset, otvori drugi magacin i počne da prodaje u susednoj zemlji.

Gotovi ERP sistemi su, u proseku, bolje pripremljeni za takav skok u obimu. Neko je već rešavao konsolidaciju finansija iz više magacina, rad sa više valuta i više poreskih sistema. To je standardan problem sa kojim se iz godine u godinu susreće veliki broj firmi istog tipa. Tu zapravo plaćaš zrelost gotovog rešenja, i to je poštena cena.

Aplikacija po meri može da raste zajedno s firmom, ali samo ako se to unapred planira. Potrebna joj je struktura koja može da primi nove module, a da se ne ruši ono što već radi. Ovaj pristup najčešće zapinje baš kod neplaniranog širenja, kada se samo dodaje funkcija na funkciju bez razmišljanja o celini. Dobar tim to zna i ostavlja prostor za rast, umesto da samo lepi zakrpe.

Kada je gotov ERP zapravo bolji izbor

Da ovo ne bi zvučalo kao prodajni tekst za aplikacije po meri, hajde da budem konkretan. Kada bih ja, na Markovom mestu, bez mnogo razmišljanja uzeo gotov ERP?

Prvo, kada je proces standardan. Ako se baviš maloprodajom s jednim skladištem i uobičajenim tokom robe, bez posebnih uslova za pojedine kupce, hiljade firmi pre tebe već su rešile isti problem. Rešenje je gotov ERP, a možda i jednostavniji gotov alat za tu namenu. Nema smisla da plaćaš razvoj nečega što već postoji i radi.

Drugo, zbog računovodstva i knjigovodstva. Tvoj knjigovođa već ume da radi u određenom broju sistema, poznaje njihove izveštaje i zna kako se iz njih izvlače podaci za Poresku upravu. Kod aplikacije po meri taj deo mora posebno da se reši, obično izvozom podataka ili povezivanjem sistema. Tog dodatnog posla nema ako uzmeš sistem koji tvoj knjigovođa već poznaje.

Treće, ako si tek na početku. Kada firma postoji godinu ili dve, a njen proces se i dalje menja svake nedelje, aplikacija po meri samo bi napravila fotografiju procesa koji će se sutra promeniti. Bolje je da prvo radiš još par godina, makar u Excelu i Viberu ako baš moraš, dok se proces ne ustali dovoljno da ima smisla pretočiti ga u softver.

Četvrto, ako u načinu rada nema ničega što tvoju firmu razlikuje od konkurencije. To nije uvreda. Mnoge uspešne firme rade sasvim standardno i svejedno su profitabilne. Ako nemaš nijedan proces koji je stvarno tvoj i poseban, aplikacijom po meri rešavao bi problem koji nemaš.

Kako pristup po meri izgleda u praksi

Da sve ne ostane na teoriji, evo kako izgleda kada razlika u procesu zaista postoji. Silla je firma iz Srbije čije su porudžbine prolazile kroz WooCommerce, papirne naloge i ručni unos u BEX. Kada je taj tok povezan u jednu aplikaciju napravljenu oko njihovog stvarnog procesa, obrada jedne porudžbine postala je približno 20x brža. Kako je izgledao ceo taj put, sa svim koracima, možeš da pročitaš u studiji slučaja.

Marko još nije stigao dotle. Ali ako u njegovom opisu prepoznaješ svoju firmu, a ne standardno skladište bez posebnih uslova, verovatno već slutiš na koju stranu ova priča ide.

Šta bi Marko trebalo da uradi

Marko ima konsignaciju, terenske komercijaliste koji odobravaju popuste na način koji nijedan gotov sistem ne prati automatski i plan da za par godina otvori drugi magacin. Kod njega je razlika u procesu dovoljno velika da doplate za sve što je „van standarda“ kod gotovog ERP-a brzo pojedu uštedu na licenci.

Da me pita, rekao bih mu da ozbiljno razmotri aplikaciju po meri, ali tek kada proveri sve što smo već prošli: ko održava kod, šta se dešava kada firma poraste i da li na ta pitanja može da dobije jasan odgovor pre nego što bilo šta potpiše.

Ako ne znaš koji izbor ima više smisla za tvoju firmu, upravo o tome razgovaramo na besplatnoj analizi od 30 minuta. Bez tehničkog žargona prolazimo kroz tvoj proces i iskreno ti kažemo da li ti aplikacija po meri uopšte treba. Ako ti više odgovara da prvo sam odgovoriš na nekoliko pitanja o svojoj firmi, kreni od besplatne procene.

Umesto zaključka

Da skratim celu priču:

• ERP je bolji izbor kada je tvoj proces standardan, kada računovodstvo mora da se uklopi u poznat sistem ili kada je firma još premlada da zna šta joj tačno treba.
• Aplikacija po meri se isplati kada razlika između tvog procesa i onoga što softver očekuje već stvara trenje, dodatne troškove ili greške.
• Cena ERP-a raste sa svakim odstupanjem od standarda. Cena rešenja po meri poznata je unapred, ali ono retko predstavlja najjeftiniji izbor ako ti zaista treba samo standard.
• Jedno važno pitanje često ostane za kasnije: ko će održavati sistem za pet godina i šta se dešava ako ta saradnja prestane?

Evo konkretne vežbe za danas. Izdvoji 20 minuta i zapiši tri stvari koje u svom poslovanju radiš drugačije od „udžbeničkog“ načina, bilo zbog navike, klijenata ili tržišta na kom posluješ. Ako ne možeš da smisliš nijednu, ozbiljno razmisli o gotovom rešenju. Ako smisliš tri ili više, verovatno već znaš gde ova priča ide.